Beurkundung und Beglaubigung

Die Beurkundung ist die strengste gesetzliche Formvorschrift.

Danach müssen bestimmte Verträge oder Urkunden im Rechtsverkehr von einem Notar/ einer Notarin in einer Niederschrift abgefasst, den Beteiligten vorgelesen, von den Beteiligten genehmigt und -zumindest in Anwesenheit des Notars/der Notarin- eigenhändig unterzeichnet werden.

Das Beurkundungsverfahren ist nur für genau definierte Vorgänge und Rechtsgeschäfte vorgeschrieben. Grund für diese strenge Formvorschrift sind ihre Komplexität oder deren besonders weitreichende finanzielle wie rechtliche Konsequenzen, die für einen Nichtfachmann oft nicht bis zum letzten Detail erkennbar sind. 

Der Notar/die Notarin ist zu Unabhängigkeit und Unparteilichkeit verpflichtet und fungiert als beratender Vermittler und unparteiischer Zeuge zwischen und für die miteinander in ein Rechtsgeschäft eintretenden Parteien. Dabei übernimmt diese Art der Formvorschrift hauptsächlich fünf Funktionen, die für beide Parteien wichtig sind:

  • Gültigkeitsfunktion: ohne notarielle Beteiligung wäre das Rechtsgeschäft nichtig.
  • Warnfunktion: die Notarin erteilt Hinweise auf mögliche Risiken und Implikationen.
  • Beweisfunktion: das Geschäft und sein Zustandekommen werden klargestellt.
  • Beratungsfunktion: während der Beurkundung wird den Beteiligten die Möglichkeit einer sachkundigen Belehrung und Beratung eröffnet und gegeben.
  • Kontrollfunktion: z.B.- bei einem Immobilienverkauf muss die Urkunde unmittelbar nach Beurkundung dem zuständigen Finanzamt für Grunderwerbssteuer übersandt werden.

Zu Beurkundungsgeschäften gehören: Aufnahme eines öffentlichen Testaments und die anderen erbrechtlichen Vorgänge, die Gründung von Gesellschaften (GmbH, UG, AG, etc.), familienrechtliche Verträgen: z.B. Ehevertrag, Scheidungsfolgenvereinbarung, Versorgungsausgleichs-Verzicht, Unterhaltsverpflichtungen etc.. Verträge über Immobilienkauf und/oder Immobilienverkauf sind ohne notarielle Beurkundung wegen Formmangels nichtig und haben keine Gültigkeit. 

Erst mit den Unterschriften aller Beteiligten und der Notarin wird der Vertrag/ das Rechtsgeschäft endgültig abgeschlossen.

Das Original der Urkunde verbleibt bei der Notarin. Das Original wird meiner Urkundensammlung beigefügt und die Beteiligten in meine sog. Urkundenrolle aufgenommen. Die Beteiligten erhalten Ausfertigungen und/oder beglaubigte Abschriften für ihre Unterlagen bzw. zur weiteren Verwendung.

Eine notarielle Beurkundung ist z.B. weiter notwendig:

  • die Abtretung oder Verpfändung von Gesellschaftsanteilen an einer GmbH und die dieser zugrundeliegenden schuldrechtlichen Verpflichtung (§15 Absatz 3 GmbHG (GmbH Gesetz), regelt die Abtretung)
  • das Schenkungsversprechen (nach BGB §518 Absatz 1)
  • der Vertrag über die Ausgleichsforderung aus Zugewinnausgleich in einer Zugewinngemeinschaft (die Zugewinngemeinschaft entsteht durch das Eingehen der Ehe, das Abschließen eines Vertrages ist optional, siehe hierzu BGB §1378 Absatz 3)

Die Einbeziehung eines Notars und einer notariellen Beurkundung zu Sicherungszwecken wird mitunter auch bei anderen Gesellschaftsgründungen notwendig, bzw. ist bei einer solchen als sinnvoll zu erachten.

Die notarielle Beurkundung erzeugt über das Rechtsgeschäft zuerst einmal nur eine Urkunde. Aus dem Rechtsgeschäft können sich – entsprechend und abhängig von den individuell formulierten Regelungen der jeweiligen Urkunde/des beurkundeten Vertrages -  für die Beteiligten verschiedene und unterschiedliche Rechte und Pflichten ergeben.

 

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